Chef d'Equipe Support (Finance -RH)

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux. 

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence. 

Contexte

DRC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998, et depuis 2014 au Niger, avec un programme transfrontalier de gestion et de sécurité des frontières dans la région du Liptako Gourma (région frontalière entre le Mali, le Burkina Faso et le Niger) dans le but de réduire la violence armée, d'améliorer la sécurité des communautés et de renforcer la gestion des frontières en collaboration avec les communautés et les autorités frontalières. Depuis 2015, DRC met en œuvre un programme de mécanisme de réaction rapide (MRR), avec une assistance en matière de kits pour abris / BNA, de suivi de la protection, de formation et de sensibilisation aux droits de l’homme et à la sécurité alimentaire par le biais de distributions générales de vivres. A partir de 2018, DRC a étendu son programme RRM à la région de Tillabéri, où notre organisation met en œuvre des activités d'intervention d'urgence et un programme de surveillance de la protection.

Objet

Basé(e) à Diffa, le Chef d’équipe Supports (Finances-RH) est responsable pour Diffa de la mise en œuvre des activités Finances et RH et de leur conformité. Il est placé sous l’autorité et la supervision du Chef de Base Diffa sous la supervision technique du Chef des Services Supports basé au Bureau de DRC au Niger à Niamey. Par ailleurs, il est le responsable direct de l’Assistante Finances et de l’Hygiéniste de la base de Diffa.

Responsabilités

Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont nombreuses, et explicitées ci-dessous, en fonction de chaque Département. Il est attendu du Coordinateur RH de DRC Niger qu’il se concentre sur :

A- ASPECT FINANCIER

• Contrôler la comptabilité de Base :
• Assurer l’enregistrement des pièces comptables dans le journal comptable et la clôture mensuelle comptable ;
• Vérifier et contrôler les éléments des liasses comptables, notamment la cohérence entre pièces et livres de caisse, comptage physiques et soldes ;
• Vérifier la cohérence de la comptabilité électronique : codes comptables, codes projets, lignes budgétaires.
• Contrôler et garantir l’éligibilité des factures ;
• Vérifier la présentation des pièces comptables (traduction, numérotation, présentation)
• Suivi des avances en cours sur la base ;
• Suivi et contrôle des arrêtés de caisse ;
• Effectuer les pointages et les rapprochements bancaires ;
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• Supervision et consolidation de la trésorerie :
• Consolider et valider le prévisionnel de trésorerie de la base et en assurer l’envoi à la coordination ;
• Organiser et sécuriser le transfert de fonds pour alimenter les caisses ;
• Contrôler mensuellement le niveau de trésorerie de la base ; 
• Demander les approvisionnements en trésorerie à la coordination de Niamey de manière anticipée

B- ASPECT RESSOURCES HUMAINES

- Effectuer le suivi administratif des ressources humaines de la base :

• Mise à jour des contrats, renouvellements et descriptifs de poste pour tout le personnel en collaboration avec les responsables de programme et le Chef de Base
• Gestion des dossiers du personnel ;
• Gestion du logiciel de paie (Homère) ;
• Mise à jour de la base staff et le renvoi pour validation 
• Veiller au respect du règlement intérieur, code de conduite de DRC et toute autre note complémentaire ;
• Suivi des dossiers disciplinaires du personnel 
• Participer au processus de recrutement 
• Supervision du travail de personnel de maison
• Etablir le cadre statistique mensuel de la base
• Suivre le planning de congés du staff
• Suivre les congés annuels des staff afin d’éviter d’accumuler excessivement de nombre des jours de congés notamment en fin de l’année calendaire ou fin de cycle de projet.

C- ASPECT ADMINISTRATIF

• Réception, envoi, distribution et classement des courriers ;
• Préparation de lettre et autres documents sur demande des responsables ou Chef de Base ; 
• Reversement des taxes (CNSS, IUTS, TVA, ISB, TVL) aux autorités conformément à la loi ;
• Mise à jour des listes d’adresses et numéros de téléphone important
• Suivi de l’entretien des bureaux et du matériel ;
• Photocopier et scanner des documents ;  

D- SECURITE ET CONFIDENTIALITE

• Garder une confidentialité totale en ce qui concerne les informations de la trésorerie, financières, budgétaires et autres procédures de l’organisation ;
• Garder une confidentialité totale en ce qui concerne les informations sur le personnel, les recrutements, et toute procédure RH ;
• Le salarié s'engage à ne pas communiquer ou divulguer de quelque manière que ce soit, les fichiers, documents et informations auxquels il aura eu accès pendant et après la durée de son affectation au sein de DRC Niger

D- MANAGEMENT D’EQUIPE

• Manager une équipe de 5 personnes directement ;
• Superviser techniquement une personne sur la base de N’Guigmi ;
• Promouvoir et développer les capacités des assistantes finance et RH

En outre, le Chef d’équipe Supports (Finances- RH) pourra se voir demander d’assumer d’autres tâches et travaux, à la demande du Chef des Base de Diffa au Niger.

• Expérience de travail dans une ONG internationale, de préférence humanitaire ;
• BTS en Finance, comptabilité ou tout autre domaine lié ;
• Connaissance pratique des logiciels et de la capacité d'analyser les données de suivi et d'évaluation (Excel, Word, Outlook,) ;
• Connaissance du Français et de l’Anglais (parlé et écrit) ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Capacité à travailler dans un milieu interculturel et à faire preuve de flexibilité ;
• Capacité à travailler sous pression,
• Capacité à travailler avec méthodologie et rigueur
• Esprit d'équipe et capacité à communiquer clairement et respectueusement avec des collègues de travail

Il est à noter que :

• Une précédente expérience de travail dans le secteur des Organisations Internationales constitue un atout

Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
• Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
• Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
• Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
• Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
• Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour