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Chef d'Equipe Supports (Finance – RH - Log)

Publiée le 22.02.2021

Entreprise

Site Internet : http://drc.ngo/where-we-work/west-africa/niger
Secteur d´activité :
Activités associatives
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Danish Refugee Council / est une ONG humanitaire danoise. Elle a été fondée en 1956, à la suite de la répression de l'Insurrection de Budapest... lire la suite

Détails de l'annonce

Poste proposé : Chef d'Equipe Supports (Finance – RH - Log)

LE POSTE : 

Basé(e) à Maradi, le Chef d’équipe Supports (Finances-RH-Log) est responsable pour Maradi de la mise en œuvre des activités Finances, Admin/RH, Logistique et de leur conformité. Il est placé sous l’autorité et la su-pervision du Responsable de Zone Maradi/Diffa sous la supervision technique du Chef des Services Supports basé au Bureau de DRC au Niger à Niamey. Par ailleurs, il est le responsable direct des Assistants Finance et Logistique et de l’Agent d’Entretien de la base de Maradi.

TACHES ET RESPONSABILITES

A- ASPECT FINANCIER 

• Contrôler la comptabilité de Base : 

• Assurer l’enregistrement des pièces comptables dans le journal comptable et la clôture mensuelle comp-table ;

• Vérifier et contrôler les éléments des liasses comptables, notamment la cohérence entre pièces et livres de caisse, comptage physiques et soldes ;

• Vérifier la cohérence de la comptabilité électronique : codes comptables, codes projets, lignes budgé-taires.

• Contrôler et garantir l’éligibilité des factures ;

• Vérifier la présentation des pièces comptables (traduction, numérotation, présentation)

• Suivi des avances en cours sur la base ;

• Suivi et contrôle des arrêtés de caisse ;

• Effectuer les pointages et les rapprochements bancaires ;

• Supervision et consolidation de la trésorerie : 

• Consolider et valider le prévisionnel de trésorerie de la base et en assurer l’envoi à la coordination ;

• Organiser et sécuriser le transfert de fonds pour alimenter les caisses ;

• Contrôler mensuellement le niveau de trésorerie de la base ; 

• Demander les approvisionnements en trésorerie à la coordination de Niamey de manière anticipée

B- ASPECT LOGISTIQUE 

• Contrôler les approvisionnements : 

• Mettre en place un système d’approvisionnement rigoureux et transparent, conforme au manuel des opé-rations de DRC, à la législation et aux exigences des Bailleurs,

• Élaborer, en collaboration avec les chefs des projets, des plans d’approvisionnement adéquats et appro-priés selon le contexte.

• S’assurer de l’approvisionnement fiable pour une livraison efficace et efficiente sur le terrain, en assurant un contrôle total des mouvements et de la réception des articles dans la zone d’opération en temps vou-lus

• Définir les objectifs de chaque segment de la chaîne d’approvisionnement selon la stratégie globale d’approvisionnement du pays. Planifier, coordonner et superviser les tâches quotidiennes des unités d’approvisionnement sur le plan de la coordination, et établir leur niveau de priorité.

• Mettre en place un système de stockage rigoureux et transparent, conforme au manuel des opérations de DRC, à la législation et aux exigences des Bailleurs.

• Développer les nouvelles sources d’approvisionnement (régionales) pour répondre efficacement aux attentes des projets et S’assurer que tous fournisseurs se conforment au code de déontologie

• Assurer la stabilité des activités d’approvisionnement dans le cadre des interventions normales et d’urgence sur les projets concernés.

• S’assurer que tous les paiements contractuels sont traités en temps opportun

• S’assurer que le flux d’approvisionnent est conforme aux procédures en vigueur/plan d’achat ainsi que le scenarii d’achat sont respectés sur toute la ligne d’approvisionnement

• Gérer les actifs : 

• S’assurer que tous les actifs de DRC sont étiquetés et répertoriés dans la base de données Asset Mana-gement et qu’un système de surveillance régulier est en place

• S’assurer de la vérification régulière des actifs

• S’assurer que les registre des biens et des articles d’inventaire de la zone d’opération sont à jour en tout temps

• Coordonner avec les Ressources Humaines pour l’octroi et la récupération d’équipements pour le per-sonnel (laptops, téléphones portables etc) à travers l’exit form

• Recenser et gérer les besoins en IT, apporter un support technique et une assistance aux utilisateur (ges-tion des fournisseurs d’internet, veiller à ce que les nouveaux utilisateurs soient correctement installés sur leur ordinateur, dépanner les petits problèmes informatiques etc)

• Planifier, avec le support de l’IT Régional, les plans de maintenance, définir les procédures de qualité et de sécurité des systèmes.

C- ASPECT RESSOURCES HUMAINES 

•  Effectuer le suivi administratif des ressources humaines de la base : 

• Mise à jour des contrats, renouvellements et descriptifs de poste pour tout le personnel en collaboration avec les responsables de programme et le Chef de Base

• Gestion des dossiers du personnel ;

• Gestion du logiciel de paie (Homère) ;

• Mise à jour de la base staff et le renvoi pour validation 

• Veiller au respect du règlement intérieur, code de conduite de DRC et toute autre note complémentaire ;

• Suivi des dossiers disciplinaires du personnel 

• Participer au processus de recrutement 

• Supervision du travail de personnel de maison

• Etablir le cadre statistique mensuel de la base

• Suivre le planning de congés du staff

• Suivre les congés annuels des staff afin d’éviter d’accumuler excessivement de nombre des jours de congés notamment en fin de l’année calendaire ou fin de cycle de projet.

D- ASPECT ADMINISTRATIF 

• Réception, envoi, distribution et classement des courriers ;

• Préparation de lettre et autres documents sur demande des responsables ou Chef de Base ; 

• Reversement des taxes (CNSS, IUTS, TVA, ISB, TVL) aux autorités conformément à la loi ;

• Mise à jour des listes d’adresses et numéros de téléphone important

• Suivi de l’entretien des bureaux et du matériel ;

• Photocopier et scanner des documents ;  

E- SECURITE ET CONFIDENTIALITE 

• Garder une confidentialité totale en ce qui concerne les informations de la trésorerie, financières, budgé-taires et autres procédures de l’organisation ;

• Garder une confidentialité totale en ce qui concerne les informations sur le personnel, les recrutements, et toute procédure RH ;

• Le salarié s'engage à ne pas communiquer ou divulguer de quelque manière que ce soit, les fichiers, documents et informations auxquels il aura eu accès pendant et après la durée de son affectation au sein de DRC Niger

F- MANAGEMENT D’EQUIPE 

• Manager une équipe de 3 personnes directement ;

• Superviser techniquement une personne sur la base de Maradi

• Promouvoir et développer les capacités des assistants

En outre, le Chef d’équipe Supports pourra se voir demander d’assumer d’autres tâches et travaux, à la de-mande du Responsable de Zone Maradi/Diffa au Niger.

Profil recherché pour le poste : Chef d'Equipe Supports (Finance – RH - Log)

• Minimum BTS en Finance, comptabilité ou Administration/RH ou Logistique ;

Minimum 2 ans d’expérience de travail dans une ONG internationale, de préférence humanitaire ;

• Minimum 2 ans d’expérience en tant qua manager d’équipe ;

• Parfaite maitrise de MS Office (Excel, Word, Outlook,) ;

• Connaissance du Français et de l’Anglais (parlé et écrit) ;

• Capacité à travailler en équipe ;

• Capacité à travailler dans un milieu interculturel et à faire preuve de flexibilité ;

• Capacité à travailler sous pression,

• Capacité à travailler avec méthodologie et rigueur

• Esprit d'équipe et capacité à communiquer clairement et respectueusement avec des collègues de travail

Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir : 

- Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utili-sation optimale du temps et des efforts.

- Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.

- Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.

o Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.

o Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement.

• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite

• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative

• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires

• De bonnes capacités organisationnelles sont requises

• Sens de l’éthique exemplaire

• Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour.

Critères de l'annonce pour le poste : Chef d'Equipe Supports (Finance – RH - Log)
Métier :
Gestion, comptabilité, finance
RH, formation
Transport, logistique
Secteur d´activité :
Activités associatives
Type de contrat :
CDD
Région :
Agadez - Diffa - Dosso - Maradi - Niamey - Tahoua - Tillabéri - Zinder
Niveau d'expérience :
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d'études :
Bac+2
Langues exigées :
anglaiscourant
françaiscourant
Nombre de poste(s) : 1

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