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Coordinateur (trice) Logistique

Publiée le 26.06.2020

Entreprise

Site Internet : http://concern.net/where-we-work/niger
Secteur d´activité :
Activités associatives
Offres d´emploi : Voir toutes nos annonces
We have been working in Niger since 2003 when we established a primary school education programme in the region of Tahoua. We have since widened... lire la suite

Détails de l'annonce

Poste proposé : Coordinateur (trice) Logistique

Réf du poste: LOG/CL/09/2020

Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l'élimination de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.

Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées Concern a un Code de Conduite pour ses employés et une Politique de Protection des Participants aux Programmes pour assurer le maximum de protection aux participants aux programmes contre toute exploitation.

Pour mettre en œuvre et développer les programmes ambitieux et motivants de Concern,

Nous cherchons : Un(e) Coordinateur (trice) Logistique

Lieu : Basé(e) à Niamey

Superviseur : Directeur des Opérations

Grade : 8.1

Durée du contrat : 12 mois avec possibilité de renouvellement

Autres Avantages : Couverture médicale, prime de transport, prime de tabaski et ramadan, perdiem en cas de mission, congé de 30 jours/an.

Rôle principal :
Sous la supervision directe du Directeur des Opérations (Systems Director), le Coordinateur Logistique sera responsable des opérations logistiques conformément aux politiques et procédures logistiques de Concern Worldwide.

Il supervisera le Logistics Officer, l’Assistant Logistique Chargé des Approvisionnements, le Mécanicien Automobile Itinérant (directement), et les chauffeurs et agents de sécurité basés à Niamey (indirectement). Il travaillera en étroite collaboration avec le Directeur des Programmes (PD), le Contrôleur National des Finance (CFC), le Senior Logistics Officer (Tahoua), le Systems Manager (Diffa), les Coordinateurs de programmes, les Gestionnaires de programmes et l’équipe de soutien logistique à Dublin, le cas échéant; avec des interactions fréquentes avec les fournisseurs, les services étatiques et d'autres responsables de la logistique au sein d'autres ONG et du cluster logistique.

Tâches et responsabilités principales :

Responsabilité 1 : Gestion des opérations logistiques

Approvisionnements :

En consultation avec le DD, contribuer à la mise en œuvre, au sein de Concern Niger, des directives et exigences contenues dans les manuels logistiques afin d'assurer la conformité avec les politiques, procédures et pratiques opérationnelles.
Conjointement avec les programmes, élaborer et mettre en œuvre des plans d'approvisionnement et s'assurer que l'achat d'équipements, matériels, matériaux, services et travaux est de haute qualité, d'un bon rapport qualité-prix et conforme aux dépenses budgétaires approuvées.
Prendre le lead pour les processus d’appels d’offres nationaux et appels à manifestation d’intérêt nationaux conformément aux procédures d’approvisionnement de Concern, et d’assurer que la documentation d’évaluation est complète et conforme aux exigence de qualité, sous la supervision et les orientations du SD.
Établir, développer et gérer des bonnes relations avec les fournisseurs locaux et les autres parties prenantes pertinentes, le cas échéant.
Assurer la livraison des biens du programme à temps et le transport du personnel
Suivre le processus de dédouanement des marchandises importées et assurer que tous les documents nécessaires sont disponibles pour faciliter le processus en étroite collaboration avec le(s) transitaire(s) désigné(s).
Superviser le processus du SRTS (réviser et consolider), veiller à ce qu'il soit finalisé et partagé avec le SMT, tous les détenteurs des budgets et le personnel de la logistique sur une base hebdomadaire après approbation par le SD.
Assurer que le registre de suivi des contrats-cadres, des contrats d’achat et d’approvisionnement, des bons de commande et autres contrats est maintenu à jours, le vérifier et le partager avec le SD sur une base mensuelle.
Veiller à l’actualisation régulière du tableau de réconciliation des GDN/GRN et assurer qu’il est partagé avec le SD sur une base mensuelle.
Assurer que la liste des fournisseurs approuvés et celles des fournisseurs requalifiés sont régulièrement actualisées et maintenues à jour.
 

Transport/Flotte :

Assurer qu’un soutien adéquat et efficace est apporté à tous les aspects du programme en matières de transport.
Assurer qu’un remplissage effectif et précis des log sheets des véhicules et motos (y compris les générateurs) ainsi que tous les autres documents de contrôle du carburant est fait par les chauffeurs et les utilisateurs, et que les rapports mensuels de transport sont produits et un rapprochement effectué (carburation-utilisation-solde-performance).
Réviser les contrats de transport pour s'assurer qu'ils sont conformes aux procédures ainsi qu’aux exigences légales avant de les soumettre au SD/PD/CD pour approbation.
S’assurer d’une planifications adéquate de la maintenance et des réparations des véhicules, motos et générateurs, et veiller à ce que les travaux s’effectuent efficacement avec un bon rapport qualité-prix.
 

Entreposage/Stock :

Superviser toutes les installations d'entreposage en s'assurant que tous les articles sont empilés correctement et peuvent être facilement comptés. Assurer que l'entrepôt est maintenu propre et sécurisé et que tous les articles endommagés sont signalés conformément aux procédures logistiques existantes de Concern.
S’assurer que les rapports de stock sont correctement faits et soumis à temps conformément au calendrier logistique.
Superviser les inventaires périodiques des stocks et s’assurer qu’ils sont faits adéquatement conformément au calendrier logistique, et que les ajustements de stock (s’il y en a) sont adéquatement effectués.
Tenir et s’assurer que le rapport des donations (DIK report) est actualisé chaque fois qu’une réception est constatée, et que toute la documentation est adéquatement complétée et archivée.
Conseiller et appuyer les opérations de distribution aux bénéficiaires et s'assurer qu'elles sont conformes aux procédures logistiques de Concern ainsi qu’aux normes Sphère et CHS.
 

Gestion des actifs (assets) :

Tenir le registre consolidé des assets à jour pour le Niger en coordination avec le responsable IT et effectuer un inventaire semestrielle et annuel, afin de conseiller sur l'élimination et le remplacement, le cas échéant.
 

Responsabilité 2 : Contribuer dans la gestion de la sécurité

Appuyer le SD à assurer une gestion efficace de la sécurité (ceci peut inclure la participation à la révision du plan de gestion de la sécurité (SMP) du Niger et des SOP spécifiques, assister aux réunions de coordination de la sécurité si nécessaire à la demande du SD, et contribuer à la mise en place de procédures claires pour la sécurité du personnel, des biens, des équipements et des locaux de Concern.
Contribuer activement dans les évaluations de sécurité dans les zones des programmes au Niger, produire un rapport d'évaluation et conseiller en conséquence pour s'assurer que les risques sont minimisés pour les programmes, le personnel et les propriétés de Concern.
Diriger le GFS (Groupe Focal de Sécurité) du bureau de Niamey, s'assurer que les procès-verbaux des réunions sont partagés à temps avec le SD et que les incidents de sécurité à Niamey sont dûment et à temps signalés sur le SIRT (Security Incident Reporting Tool) et archivés si nécessaire.
Assister aux réunions régulières du cluster logistique dans le but de favoriser une coordination efficace et la mise en œuvre d'un soutien efficace au programme.
 

Responsabilité 3 : Rapports, documentation et gestion budgétaire

Suivre la mise en œuvre des processus de contrôle et de partage d'informations dans les domaines des fonctions de la logistique, des achats et du transport, afin de garantir la redevabilité envers les bailleurs de fonds (donateurs) et autres parties prenantes.
Centraliser et consolider les rapports mensuels de transport et de stock pour le Niger (et assurer la visibilité de l'état des stocks selon les procédures logistiques existantes de Concern) pour examen et approbation par le SD.
Veiller à ce que les documents liés à la logistique (processus d'appel d'offres, documents d'achat, contrats d'achat et accords-cadres, contrats de transport, fiches de stock, GRN, RR, GDN, etc.) soient correctement archivés pour faciliter les contrôles, les vérifications et les audits.
Préparer les besoins mensuels de trésorerie (cash-flow) pour le département de logistique de Niamey et les soumettre au SD pour consolidation.
Gérer les budgets spécifiques approuvés pour la logistique conformément aux limites d’approbation contenues dans le régime de délégation.
 

Responsabilité 4 : Gestion du personnel et renforcement des capacités

Contribuer à l'examen périodique de la capacité logistique pour s'assurer que le Niger conserve sa capacité à répondre aux urgences aussi efficacement et aussi rapidement que possible.
Gérer et appuyer efficacement le personnel placé sous sa supervision et gérer leur performance.
Fournir un appui technique au personnel logistique de terrain, en consultation avec le SD.

Profil recherché pour le poste : Coordinateur (trice) Logistique
  • Un diplôme de niveau Bac+4 en Logistique, en Gestion de la chaîne d’approvisionnement (Achat/Approvisionnement international), en Administration des affaires ou disciplines apparentées. Un diplôme équivalent en sciences sociale couplé d’un certificat de formation professionnelle en achat/logistique et d’une expérience d’au moins 3 ans dans le domaine serait acceptable.
  • Minimum 2 ans d’expérience dans un poste similaire (ou en gestion de la logistique et des approvisionnements au niveau de la coordination), de préférence avec les ONG Internationales humanitaires.
  • Expérience de travail dans des situations complexes d'urgence et capacité à travailler avec les autres tout en produisant les résultats escomptés.
  • Prêt à travailler avec un degré minimum de supervision, sous pression et capable de prendre et de proposer des initiatives.
  • Excellentes aptitudes en gestion et supervision d’équipes, en formation et en renforcement des capacités.
  • Bonnes compétences en gestion du temps et capacité à répondre positivement et de manière constructive à un environnement opérationnel en évolution rapide.
  • Savoir lire, écrire et s’exprimer correctement en français et en anglais.
  • Excellent niveau de communication en langues locales (Haoussa, Zarma, Kanouri, etc.)
  • Connaissance du secteur humanitaire
  • Capacité à prioriser les tâches et à respecter les deadlines
  • Bonne aptitude interpersonnelle, organisationnelle et de gestion du temps;
  • Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité;
  • Bonnes compétences informatiques et maîtrise du pack Office: MS World, Excel, PowerPoint, Outlook et utilisation de l’Internet.
Critères de l'annonce pour le poste : Coordinateur (trice) Logistique
Métier :
R&D, gestion de projets
Transport, logistique
Secteur d´activité :
Activités associatives
Type de contrat :
CDD
Région :
Agadez - Diffa - Dosso - Maradi - Niamey - Tahoua - Tillabéri - Zinder
Niveau d'expérience :
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d'études :
Bac+4
Langues exigées :
anglaiscourant
françaiscourant
Nombre de poste(s) : 1

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