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Procurement and Office Assistant

Publiée le 18.11.2020

Entreprise

Site Internet : http://cardno.com/
Secteur d´activité :
Ingénierie, études développement
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Détails de l'annonce

Poste proposé : Procurement and Office Assistant

L’Etat du Niger a conclu avec le Millenium Challenge Corporation (MCC), une institution américaine d’aide bilatérale au développement, un accord de don d’une enveloppe d’environ 437 Millions $ pour la réalisation du programme quinquennal Compact. Le programme a démarré officiellement en janvier 2018 et va s’achever le 23 Janvier 2023.
C’est dans ce cadre que Cardno Emerging Markets USA, Ltd pour sa représentation du Niger cherche un (une) Procurement and Office Assistant pour un intérim d’une durée de deux (2) mois.

DESCRIPTION DU POSTE
Le Procurement and Office Assistant (POA) agira au nom du Millennium Challenge Account-Niger (MCA-Niger) pour fournir les services de gestion des achats demandés par MCA-Niger pour mettre en œuvre les activités du Niger Compact financées par la Millennium Challenge Corporation (MCC).Le POA s'acquittera des tâches assignées et remplira les obligations en vertu des présentes avec toute la diligence raisonnable et l'efficacité conformément aux normes professionnelles généralement acceptées et aux bonnes pratiques de gestion.

 Le POA mettra toute sa capacité de travail, ses connaissances professionnelles et son expérience à la disposition exclusive de Cardno pour cette mission.

 Il se conformera aux directives émises par le MCC, au Manuel des opérations d'approvisionnement (POM) de MCA-Niger, au Manuel d'administration et de gestion des contrats et aux autres politiques et procédures mises en œuvre par Cardno.

Le POA assumera toutes les responsabilités habituelles dans l'exercice des fonctions d'agent de passation des marchés, notamment les suivantes :

A. Technique et classement

1. Fournir un soutien technique, administratif, de secrétariat et de traduction à l'équipe de l’Agent de passation des marchés en participant aux activités de gestion des achats.

2. Aider à l'examen de l'admissibilité conformément aux directives du MCC.

3. Recevoir et conserver toutes les notes de demande d'approvisionnement (PRN).

4. Gérer le système de tenue des dossiers. Assurer que les documents de passation des marchés sont correctement classés et numérisés. Assurer que tous les documents importants sont classés de manière appropriée et correspondent au système de classement configuré sur le serveur.

5. Enregistrer et suivre les contrats attribués, les avenants aux contrats et les contrats annulés ou résiliés.

6. Compiler les données pour la préparation des rapports hebdomadaires, mensuels et autres.

7. Initier et soumettre le formulaire d'administration des contrats à MCA-Niger. Surveiller le statut du contrat pour la mise à jour du rapport hebdomadaire sur la mise en œuvre des activités de passation des marches.

8. Initier un formulaire de clôture de contrat, suivre et maintenir un tableur de tous les contrats clôturés à transférer à MCA-Niger.

B. Comptabilité

1. Gérer le compte bancaire et la petite caisse.

2. Payer les factures mensuelles et acheter des fournitures de bureau / cuisine/Cafeteria.

3. Préparer des rapports comptables mensuels sur le terrain et des rapprochements bancaires. Assurer-vous que les rapports de terrain complets sont envoyés au plus tard le 4 du mois (ou plus tôt si demandé) au siège de Cardno.

4. Préparer les demandes de réapprovisionnement (à l'avance) au besoin

C. Liaison avec MCA-Niger

1. Pour les documents liés à l'approvisionnement.

2. Gérer et enregistrer tous les messages entrants et sortants, les documents, les propositions/offres et les factures.

D. Autres tâches

1. Enregistrer, surveiller et contrôler tous les actifs du bureau de projet. Préparer le rapport d'inventaire annuel.

2. Vérifier les journaux du véhicule et la consommation de carburant du véhicule et envoyer le journal du véhicule sur une base mensuelle au siège social avec le rapport de terrain mensuel.

3. Mener les activités administratives quotidiennes du bureau au besoin pour le bon fonctionnement du bureau de projet. Recevoir et assister les visiteurs, gérer les appels téléphoniques.

4. Fournir un soutien aux membres de l'équipe de l’Agent de passation des marches.

5. Effectuer une surveillance quotidienne pour confirmer que les systèmes informatiques, le matériel informatique et Internet fonctionnent normalement. Appeler le support informatique si nécessaire.

6. Aider et préparer les documents nécessaires pour les permis de séjour des expatriés.

7. Aider à toutes les dispositions logistiques liées aux voyages.

8. Coordonner avec le chef de projet de Cardno. Effectuer les tâches assignées par le Chef de mission de l'agent de passation des marchés, le directeur de projet et le gestionnaire de projet, au besoin.

Profil recherché pour le poste : Procurement and Office Assistant
  • Expérience requise : Au moins deux (2) ans d'expérience avec les bailleurs de fonds internationaux, maitrise de Microsoft WORD et EXCEL, expérience en budgétisation, expérience en archivage et en classement.
  • Bonne attention aux détails et capacité à travailler et à collaborer en équipe.
Critères de l'annonce pour le poste : Procurement and Office Assistant
Métier :
Achats
Secretariat, assistanat
Secteur d´activité :
Services autres
Type de contrat :
CDD
Région :
Agadez - Diffa - Dosso - Maradi - Niamey - Tahoua - Tillabéri - Zinder
Niveau d'expérience :
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d'études :
Bac+2
Langues exigées :
anglaiscourant
françaiscourant
Nombre de poste(s) : 1

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